8 consejos para ahorrar en material de oficina

Las oficinas son lugares de trabajo donde se emplea una gran cantidad de materiales para las distintas actividades que aquí se realizan, papeles, grapas, tinta de impresora, fotocopias y cintas, son tan solo uno de los pocos artículos que más se emplean diariamente. 

¿Quieres ahorrar en material de oficina? Toma nota

A pesar de que estos recursos son de vital importancia para llevar a cabo todas las tareas de trabajo, su uso diario puede ser un gasto bastante elevado que muchas veces alcanza cifras altas debido a su mala utilización o que no hay consciencia por parte de los empleados en el correcto uso de los distintos productos de papelería. Esto se aplica a todos los ámbitos de profesiones laborales que existen.

Aunque los gastos de papelería no pueden detenerse, ya que sin estos la funcionalidad de la empresa podría verse perjudicada, es importante que el consumo de papeles, libretas y marcadores, se haga de forma adecuada y útil, que no se desperdicie ninguno de estos productos dado que forman parte del presupuesto mensual de la empresa, en el cual invierten parte de su economía. 

Uno de los factores que influye en los gastos en papelería que hacen las empresas tiene que ver con el lugar donde son adquiridos los distintos productos, dado que la diferencia entre los precios puede variar de forma importante de acuerdo con la papelería donde se adquieran.

Una de las soluciones para esto y así no tener que buscar una papelería económica por toda la ciudad, es realizar las compras por medio de tiendas online, así las hará cuando necesites productos para la oficina. 

En las papelerías online puedes comprar una gran cantidad de artículos, solo debes revisar sus catálogos, determinar las unidades que deseas y hacer la comprar para después esperar recibir tus productos directamente a la oficina, en un periodo de tiempo corto. 

Son una opción bastante económica que servirá para tu empresa, sin embargo también existen otras formas de ahorrar en papelería, por lo que en el siguiente artículo te dejaremos una serie de recomendaciones que puedes tener en cuenta para que reduzcas los gatos de estos recursos en tu oficina. 

Imprimir lo necesario

Todas las oficinas precisan de folios y de impresoras que emplean tintas, esto porque la mayoría trabaja con documentos físico. No obstante, tener documentos impresos que no aportan ningún valor inmediato a la empresa puede resultar costoso si no se regulan las impresiones. 

Por lo que es importante realizar como un acuerdo con los empleados dentro de la oficina para que solo hagan una cantidad de impresiones determinadas, de forma semanal o mensual, imprimiendo solo los documentos necesarios para las actividades dentro de la oficina, de esta forma el control del gasto se verá reducido. 

Usar el correo electrónico

La tecnología ha aportado mucho a los espacios de trabajo, dado que no solo existe la posibilidad de digitalizar el documento, sino también de enviarlo por vía electrónica. 

Dado que una de las cosas en que más gasta una oficina es en el envío de correspondencia de documentos certificados a distintos destinos, donde se deben comprar sobres, sellos y usar folios. En cambio y por correo electrónico, el cual además es gratis, esto no es necesario y se recibe el mismo mucho más rápido. 

Compras por volumen

Aunque esto suene a lo opuesto de ahorrar, la verdad es que al adquirir una cantidad de artículos mayor, la unidad te saldrá mucho más económica. 

Es aconsejable que te percates de cual producto es el que más se emplea dentro de la oficina, para que así puedas orientar tus comprar a una escala mayor de estos artículos. También estos proveedores y cuando las compras son grandes, pueden hacer ofertas, rebajar el precio de la compra o compensarte con otros productos de papelería que emplees dentro de la oficina. 

Compras necesarias

Aunque muchos materiales son imprescindibles para la oficina, no todos se usan en el instante en que son comprados. 

De seguro hay artículos que has adquirido y que todavía no les has dado utilidad, por lo cual, debes realizar un presupuesto de comprar de acuerdo con los recursos que necesites en ese momento. 

Ofertas y promociones

Una buena oportunidad para comprar un producto de papelería es cuando hagan ofertas o promociones y es que por lo general, las tiendas de papelería suelen hacerlas para atraer a sus clientes, es aquí donde puedes hacer compras de los artículos que precisas para tu oficina a un precio más bajo o conseguir que te hagan excelentes promociones donde podrás llevarte otros productos por la compra de unos.

Comparar precios

Hay marcas que se diferencian por su calidad y por su valor, sin embargo en el mercado puedes encontrar marcas más económicas que te serán igual de utilidad para las actividades dentro de tu oficina. Puedes tomarte un tiempo y comparar precios entre tiendas para saber cuál es más económica.

Organizar los recursos

Una de las cosas que más suele suceder en las oficinas es la pérdida de algún artículo, como un bolígrafo, lápiz o un marcador, por lo que los empleados lo reponen con otro nuevo. 

Una forma de evitar esto es dejarles en su mesa de trabajo un espacio específico para que puedan colocar todo lo que utilicen en sus horas de trabajo, de esta forma prevendrás cualquier pérdida.

Comprar productos reutilizables

Para las distintas actividades diarias puedes emplear productos que te dan la oportunidad de usarlas más de una vez, como los clips o los bolígrafos recargables.